Faciliter l'accès des PME à la commande publique

Prêt à remporter des marchés ? 

Découvrez les étapes cruciales pour répondre à un appel d’offres avec succès. 

Repérez les opportunités, analysez les exigences, rédigez un dossier complet et déposez votre offre. 

Même en cas de non-sélection, chaque candidature est une leçon pour briller la prochaine fois !

Les étapes pour bien répondre à un appel d’offre.

Dans ce domaine, plusieurs sigles paraissent un peu savants et un coup de projecteur s’impose sur ce lexique.

Il y a d’abord les AAPC (avis d’appel public à la concurrence) ou plus simplement AAC.

Le détail de la demande est consigné dans le DCE (Dossier de consultation des entreprises), qui contient : le RC (Règlement de consultation), le CCAP (Cahier des clauses administratives particulières) et le CCTP (Cahier des clauses techniques particulières). En un mot, le cahier des charges (CdC) regroupant attentes techniques et administratives du passeur d’appel.

Pour soumettre sa candidature (devenir soumissionnaire), il faut monter un DRAO (Dossier de réponse à l’appel d’offre).

Muni de ce savoir tout neuf, il s’agit évidemment de suivre les étapes.

Analyser le DCE

Ce cahier des charges est normalement accessible de façon anonyme, et il peut être utile de se faire accompagner en ce qui concerne les aspects juridiques et administratifs. Il est nécessaire de bien comprendre le contexte du projet, ses exigences, puis d’identifier les meilleures solutions techniques.

Rédiger la réponse

Le dossier de candidature est composé d’un certain nombre de documents obligatoires (donc il faut avant tout s’organiser pour en disposer dans les délais) :

  • Les formulaires administratifs de déclaration du candidat (DC1, DC2, et DC4 en cas de sous-traitance).
  • La présentation de l’entreprise justifiant de ses capacités à répondre au marché Les justificatifs d’assurances.
  • Les formulaires d’acceptation des différentes clauses (CCAP, CCTP), bon de visite, acte d’engagement.
  • Une offre de prix.
  • Un mémoire technique, personnalisé pour chaque offre : il peut emporter la décision même si l’offre financière n’est pas la meilleure. C’est cette réponse technique qui constitue le cœur du dossier (mais il faut auparavant veiller à la conformité des pièces administratives pour qu’il soit examiné).
  • L’offre technique, idéalement, comprend la reformulation du projet établissant la bonne compréhension des attentes, un retour sur les objectifs spécifiques, puis un exposé clair et détaillé de la solution technique et de la méthode de gestion retenue pour la mettre en œuvre, étape par étape. Doivent s’y ajouter les expertises et compétences des membres de l’équipe appelée à la réalisation du projet, et des références sur des projets de même nature.

Donc documents administratifs + offre technique + offre de prix = dossier complet

Déposer l’offre dans les délais, et après ?

Le dossier de candidature bouclé dans les temps, il faut alors le déposer auprès de l’organisme compétent (l’acheteur), le plus souvent sous forme dématérialisée, c’est-à-dire électronique.

Les dossiers vont ensuite être ouverts par une commission ad hoc afin de vérifier la conformité des pièces et d’établir un premier classement en fonction des offres financières (séance d’ouverture et de dépouillement). Dans un deuxième temps, la commission analyse les solutions techniques de chaque dossier par rapport aux besoins exprimés dans l’appel d’offre, et note les dossiers en fonction de la pertinence de la réponse technique et de la proposition financière. En découle un classement, le mieux noté arrivant en tête et emportant le marché.

Comprendre et avancer

Deux possibilités : gagner et être attributaire du marché ; ou ne pas être retenu. Dans ce cas, il faut essayer de comprendre pourquoi ça n’a pas marché, en demandant d’abord à l’acheteur ses motivations (attention, il n’est pas tenu de les fournir !) et ensuite apprendre de ses erreurs, s’améliorer et recommencer.

 

Pour aller plus loin : 

ce bref exposé est largement inspiré des sites suivants :